Мінус 20 хвилин на кожній задачі: Руслана Єрмоличева про магію Google Таблиць та курс AI Essentials

Руслана Єрмоличева — асистентка голови правління у Veteran Hub. Спектр її завдань вельми широкий: від щоденного менеджменту календаря та наповнення робочого графіка співзасновниці хабу до комунікації з партнерами й донорами. Також вона координує різні внутрішні процеси організації.

Коли технології на базі штучного інтелекту тільки почали набирати популярність, Руслана трохи експериментувала з ними. Але цей досвід був радше епізодичним, аніж системним: не вистачало знань у написанні промптів, тому не завжди ставало сміливості делегувати ШІ якісь комплексні задачі. Аж поки героїня не пройшла відбір і не отримала безкоштовний доступ до курсу AI Essentials від Google на платформі Coursera.

За словами Руслани, навчання виявилося неймовірно корисним. Набуті навички дозволили заощаджувати найцінніший ресурс — час. «Враховуючи кількість задач, які раніше доводилося постійно тримати в пам’яті, штучний інтелект став справжнім порятунком у систематизації процесів. Зараз я регулярно використовую ШІ під час формування брифів і списків задач для голови правління, структуруючи інформацію у зручному форматі повідомлень», – розповідає вона.

Курс допоміг Руслані розібратися з оптимізацією Google Таблиць та відкрити нові можливості автоматизації. Маючи досвід тестування вбудованого Gemini на особистих матеріалах, вона зазначає: такий інструмент працює як асистент прямо всередині файлу, що підказує оптимальні рішення та значно пришвидшує обробку даних. Отримані навички дозволили їй глибше зрозуміти потенціал сучасних інструментів для роботи з таблицями. «Хоча я не маю навичок кодування, ми разом із ШІ написали код, який я підлаштувала під свої потреби, і тепер таблиці самі зводять усі дані у зручні звіти. Це скоротило роботу над брифами з 20–30 хвилин до всього лише 5–10 хвилин на день», — ділиться героїня.

І додає: тепер можна швидко впорядкувати календар чи нотатки навіть у метро дорогою на роботу. «А час, що звільнився, з радістю витрачаю на себе – щоб спокійніше зібратися вранці або трохи довше прогулятися сонячною алеєю до офісу, замість того, щоб одразу бігти й занурюватися в таблички», – тішиться Руслана.

ШІ також допомагає в аналізі помилок та вдосконаленні стилю комунікації. Наприклад, героїня часто просить систему перевірити листи чи офіційні звернення, підказати, де текст можна зробити кращим або більш структурованим.

«Я помітила, що й сама почала мислити категоріями промптів, коли пишу повідомлення. Хоча мій текст залишається людяним та не виглядає написаним роботом. Крім того, ШІ став нашим партнером у брейнштормінгу: ми використовували його для вдосконалення роботи внутрішньо командних ініціатив, а також для вигадування креативних ідей, квестів та обмінів подарунками для нашої команди на свята», — говорить Руслана Єрмоличева.

При всьому захопленні новими технологічними можливостями у Veteran Hub завжди пам’ятають про цифрову безпеку. Команда розуміє: ШІ – це корисно, але треба бути дуже обережними з персональними даними, банківською інформацією чи конфіденційними звітами. Тому кожен вчиться використовувати ці інструменти з розумом.

«Я вірю, що в майбутньому професія асистента ще більше автоматизується, і ШІ забере на себе дрібні повсякденні задачі. Я була б дуже рада, якби він сам планував зустрічі та виконував усю рутину, щоб я могла фокусуватися на стратегічних речах. Але я впевнена, що людяність та живий контакт нікуди не зникнуть. Ми не створюємо контент чи послуги для роботів, ми робимо це для людей, тому справжнє спілкування завжди залишатиметься за нами», – переконана героїня.

Наостанок вона розповідає: тепер завжди радить усім – і колегам, і своїй мамі, якій нещодавно виповнилося 50 років – сміливо експериментувати. «Моя мама спочатку боялася техніки як вогню, але я навчила її «клацати» – тиснути на кнопки й шукати рішення. Тепер вона може сама запитати у ШІ, чому не працює принтер, замість того, щоб нервувати. Тільки через спроби й знайомство з інструментом можна зробити його своїм найкращим другом, який справді полегшить вам життя», – резюмує Руслана Єрмоличева

Приклади промптів від Руслани:

Перед реалізацією проєкту важливо продумати, кого він стосуватиметься та які ризики можуть бути в реалізації.

• "Друже, привіт! Ти зараз — управлінець із X роками досвіду, спеціалізуєшся на дослідженні аудиторії. Прошу тебе допомогти мені з розробкою мапи стейкхолдерів проєкту. Ось додаткова інформація, яка полегшить виконання мого завдання: можна брати за основу наявні методи аналізу аудиторії. Розподіли стейколдерів за зонами відповідальності - прямого та опосередкованого впливу. Додаю приклад ризику: X. Відповідь на цей запит надай мені у вигляді таблиці українською мовою. Запропонуй нестандартні підходи, які можна застосувати для вирішення мого запиту, та врахуй критерії, які важливо зазначити".
• "Привіт, друже! Ти особистий асистент із 10-річним стажем у створенні вичерпних брифів для свого керівника. Створи бриф на день за шаблоном, використовуючи текст нижче. (Додаю окремо шаблон та потрібний текст).