ШІ-помічники для кожного: як команда Daylight оптимізує щоденну роботу

Юлія Когут уже 10 років в інтер’єрному бізнесі: її компанія Daylight спеціалізується на постачанні тканин, шпалер та інших рішень для дизайнерів, архітекторів і профільних салонів. У певний момент постало питання: як підвищити ефективність наявної команди та поступово автоматизувати операційні процеси.

Через воєнні реалії людей часто бракувало, водночас хотілося розвиватися, масштабуватися й робити більше, але значну частину часу команди забирала ручна та рутинна робота.

Саме тоді Юлія зацікавилася можливостями штучного інтелекту, вирішивши самостійно опанувати базові інструменти. А згодом дізналася про навчальну програму від Google.

«Я побачила інформацію про курс “ШІ для бізнесу”, пройшла його сама і зрозуміла, що це надзвичайно цікаво. Раніше я використовувала ChatGPT лише для особистої ефективності. А на курсі усвідомила: його можна застосовувати для ефективності всієї компанії. Оскільки ми працюємо на корпоративній пошті Gmail, цілком природно використовувати Gemini. Це суперзручно, адже все синхронізовано з Google Календарем і Таблицями. Так ми поступово почали навчатися разом із командою», — згадує героїня.

За її словами, у команді близько 20 людей. Але до роботи з ШІ залучають перш за все менеджерів. Тож повний курс разом із Юлією пройшли семеро співробітниць.

«Моїм першочерговим завданням було сформувати правильне ставлення до штучного інтелекту: зняти природні побоювання перед новим інструментом, подолати звичку робити все самостійно й показати, що AI не замінює людину, а допомагає їй працювати ефективніше. Важливо було навчити ставити якісні запитання, адже від якості промпту залежить якість відповіді», — розповідає CEO компанії.

Далі кожен мав зрозуміти, як застосувати ШI на своїй ділянці. Для себе Юлія сформувала окремі спеціальні AI-асистенти під маркетинг, фінанси, а також словник для комунікації з іноземними фабриками. Загалом — близько десятка ШІ-помічників. А щоб допомогти колегам, створила для них окремий Gem-бот рекомендатор.

«Вони могли написати туди будь-яку проблему, а бот пропонував рішення: створити інструмент для роботи із запереченнями, для навчання продажів або для email-маркетингу. Це мало розвантажити мене, щоб із первинними запитаннями вони йшли спочатку до ШI, а вже потім до мене», — пояснює героїня.

Головним її прагненням було зробити Gemini інструментом, максимально залученим у рутину компанії. Оскільки це корпоративна система, то і «навчання» ШІ-асистента відбувалося під конкретну позицію.

«Ми вибудовуємо процеси таким чином, щоб у майбутньому, якщо менеджер рухатиметься далі кар’єрними сходами, нова людина, яка прийде на його місце, одразу отримувала готовий інструментарій, адаптований під конкретні посадові обов’язки», — розповідає героїня.

Отримати та застосувати в роботі ці всі навички дуже допомогла менторська підтримка на курсі. З особливою вдячністю Юлія Когут згадує менторку Надію: «Вона не просто давала завдання, а й максимально підтримувала на кожному етапі. Завдяки цій підтримці я мала можливість робити все вчасно, не відкладати задачі та максимально ефективно інтегрувати отриманий досвід одразу в робочі процеси».

Що стосується самого курсу «ШІ для бізнесу», то всі у компанії відзначали, що інформація викладена лаконічно, чітко, але з дуже помічними додатковими матеріалами. «Мені сподобалася структура: спочатку розглядаються питання безпеки та стратегічного мислення, а вже потім наростає технічна база», — згадує Юлія.

І зізнається: особисто для неї критично важливим було скористатися новими інструментами саме в процесі навчання, а не чекати завершення курсу. «Коли ти одразу застосовуєш знання на практиці – тестуєш промпти, створюєш перших ботів для команди, перевіряєш сценарії – це перестає бути просто теорією. Менторська підтримка допомагала тримати цей темп, направляла й підказувала, як правильно накласти інструменти AI на реальні завдання нашої компанії», — розповідає вона.

У компанії сприйняли нові можливості з ентузіазмом. Попри те, що в команді люди різного віку, вони відкриті до всього нового, каже героїня: «Звісно, навчання під час робочого процесу – це виклик, але ми збиралися й слухали матеріали разом. Основна складність полягала в тому, що не всі одразу розуміли, як їх практично застосувати. Розуміння приходить із досвідом, коли бачиш кейси інших бізнесів».

Зараз у Daylight повністю подолано психологічний бар'єр у стосунках із ШІ. Менеджери використовують його як редактора чи радника – наприклад, коли треба вибудувати комунікацію зі складним клієнтом у складній ситуації, описати робочу помилку чи придумати креативне рішення. Наступний рівень, за словами Юлії, — це систематизація та автоматизація.

У подальших планах — вибудувати наскрізну систему обробки клієнтських запитів. «Ми хочемо, щоб дані між таблицями переносилися автоматично, а чернетки листів створювалися без участі людини», — ділиться мріями героїня.

Невдовзі робочий ланцюжок має бути таким: клієнт надсилає артикул або фото тканини → AI визначає продукт і потрібні параметри → інформація автоматично потрапляє в Google Sheets → на її основі формується чернетка листа потрібній фабриці в Gmail → відповідь постачальника повертається назад у таблицю і далі до менеджера або клієнта.

«Мені потрібно вивільнити людський ресурс. Якщо задумку вдасться повністю реалізувати, вона потенційно може заощадити менеджерам близько 15–20% робочого часу. Якщо ж сприймати ШI лише як пошуковик – це не використання. Час прагнути більшого», — упевнена Юлія.